Апостиль для Нідерландів: що приймають і в якому вигляді

Нідерланди приймають українські офіційні документи з апостилем без консульської легалізації. Це стосується свідоцтв РАЦС, дипломів, довідок про несудимість, нотаріальних документів і судових рішень. Апостиль підтверджує автентичність підпису та печатки на документі, після чого його визнають нідерландські муніципалітети, імміграційна служба IND, роботодавці, навчальні заклади та інші установи.

Апостиль для Нідерландів: коли він потрібен

Нідерланди є державою-учасницею конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів — Гаазької конвенції 1961 року. Україна приєдналася до неї у 2003 році. Це означає, що для визнання українського офіційного документа в Нідерландах достатньо проставити апостиль компетентним органом України — консульська легалізація не потрібна.

Апостиль ставлять на документи, видані органами державної влади: свідоцтва про народження, шлюб, смерть, розірвання шлюбу; дипломи та атестати; довідки про несудимість; витяги з реєстрів; судові рішення; документи, засвідчені нотаріусом. Приватні папери — резюме, рекомендаційні листи від працівників приватних компаній, переклади без нотаріального посвідчення — апостилюванню не підлягають, оскільки не є офіційними документами у розумінні конвенції.

Для більшості випадків — робоча віза, навчання, реєстрація шлюбу, воз’єднання родини — саме апостиль є необхідною та достатньою формою засвідчення. Детальніше про різницю між апостилем і консульською легалізацією читайте на сторінці апостиль чи легалізація.

Документи для реєстрації в муніципалітеті

Найбільший попит — на свідоцтва органів РАЦС для реєстрації шлюбу в муніципалітеті або народження дитини за кордоном. Нідерландські gemeente запитують свідоцтво про народження кожного з подружжя, за необхідності — свідоцтво про розірвання попереднього шлюбу або про смерть колишнього подружжя. Усі ці документи мають бути апостильованими.

Компетентний орган для проставлення апостиля на документи РАЦС — Міністерство юстиції України. Якщо потрібен повторний бланк свідоцтва, його можна замовити через портал Дія, після отримання оригінал апостилюють у Мін’юсті.

Для оформлення посвідки на проживання або громадянства за програмою воз’єднання родини також потрібні свідоцтво про народження та свідоцтво про шлюб з апостилем. Імміграційна служба IND приймає лише оригінали або нотаріально засвідчені копії з апостилем на посвідченні копії, а не на самій ксерокопії.

Довідку про несудимість запитують при подачі на робочу візу, навчання або посвідку на проживання. Компетентний орган для проставлення апостиля на цей документ — Міністерство юстиції України. Якщо довідку видало МВС через портал Дія, апостиль також ставить Мін’юст.

Дипломи і атестати для визнання кваліфікації чи вступу до нідерландських закладів освіти апостилюють у Міністерстві освіти і науки України. Нотаріальні документи — довіреності, договори — після посвідчення нотаріусом апостилюють у Мін’юсті.

Переклад: хто має право перекладати для нідерландських органів

Нідерландські установи приймають документи нідерландською або англійською мовою, іноді — з офіційним перекладом, виконаним присяжним перекладачем. Український документ з апостилем, але без перекладу, зазвичай не приймуть, якщо він не англійською.

Переклад має виконувати присяжний перекладач. В Нідерландах це beëdigd vertaler — перекладач, внесений до реєстру при суді. В Україні — присяжний перекладач, затверджений Міністерством юстиції. Нідерландські органи визнають обидва варіанти, але часто зручніше зробити переклад в Україні перед виїздом.

Якщо переклад виконано в Україні, його засвідчує нотаріус, і саме на цьому нотаріальному посвідченні ставлять апостиль. Документ подають повним пакетом: оригінал українського папера → апостиль на ньому → нотаріально засвідчений переклад → апостиль на посвідченні перекладу. Докладніше про порядок читайте на сторінці присяжний переклад і апостиль.

Іноді нідерландська установа приймає апостильований документ без перекладу і сама замовляє переклад у свого beëdigd vertaler. Це рідше і дорожче. Уточнюйте вимоги заздалегідь у тієї установи, куди подаватимете папери.

Що перевірити до подання

Перша помилка — апостилювання ксерокопії замість оригіналу або нотаріально засвідченої копії. Компетентний орган апостиль на звичайній копії не ставить, а якщо документ все ж потрапив далі, нідерландська сторона його відхилить.

Друга — подання документа без перекладу або з перекладом, виконаним не присяжним перекладачем. Країна призначення має право встановлювати вимоги до перекладу, і Нідерланди їх встановлюють чітко. Переклад від звичайного бюро перекладів, навіть якісний, формально не задовольняє вимоги.

Третя — неправильний порядок: спочатку переклад, потім апостиль на оригіналі. Правильно навпаки: апостиль на оригіналі документа, потім переклад, потім апостиль на нотаріальному посвідченні перекладу. Якщо цей порядок порушено, доведеться апостилювати заново.

Четверта — застарілі документи. Для деяких процедур Нідерланди вимагають, щоб документ був виданий не раніше певного терміну — наприклад, довідка про несудимість може бути дійсною лише кілька місяців. Апостиль не має терміну дії, але якщо сам документ застарів, його не приймуть.

Щоб уникнути затримок, заздалегідь уточніть у приймаючої установи повний перелік вимог: які саме документи потрібні, якою мовою має бути переклад, чи приймають документи поштою або лише особисто. Загальну інформацію про вимоги до апостилювання дивіться на сторінці вимоги до документів для апостиля.